Tradução com certificação notarial

Por isso, a certificação notarial não é um selo de qualidade, mas um selo de identidade. Pela exatidão da tradução responde o tradutor; o notário limita-se a documentar a quem cabe a responsabilidade. É também por isto que as instituições pedem certificação notarial: para que, havendo litígio, não fique por saber com quem falar.

Para que documentos se exige certificação notarial?

A regra geral é esta: se o documento faz nascer um direito, prova um estatuto ou vincula a uma obrigação, as instituições tendem a exigir certificação notarial. Já nos textos de caráter informativo, nos documentos promocionais e na correspondência interna a certificação em regra não é exigida.

Grupo de documentos	Exemplos	Necessidade de certificação
Documentos de estado civil	Certidão turca do registo da população, certidão turca de nascimento e de casamento, certidão do registo com ocorrências	Quase sempre
Documentos de ensino	Diploma, certidão de classificações, declaração de matrícula	Varia consoante a instituição; frequente nos pedidos de reconhecimento de equivalência
Documentos comerciais	Certidão de assinaturas autorizadas, certidão de atividade, pacto social, procuração	Quase sempre
Documentos judiciais	Decisão judicial, certificado turco de registo criminal, petição inicial	Quase sempre
Textos técnicos e promocionais	Manual de utilização, catálogo, texto de sítio web	Em regra não é necessária

A linha «varia consoante a instituição» da tabela é o ponto em que mais tempo se perde. O mesmo diploma é aceite numa universidade apenas com a tradução juramentada turca e, noutra instituição, não é sequer processado sem certificação notarial. Reunimos os pormenores documento a documento no nosso guia de documentos.

Como se constrói a cadeia?

A tradução com certificação notarial é uma cadeia física assente na assinatura manuscrita e, se faltar um dos elos, a cadeia parte-se. A ordem é esta: um documento original válido, a tradução fiel desse documento, a assinatura e o carimbo do tradutor e, em seguida, a certificação do notário. Cada elo pressupõe o anterior; voltar atrás mais tarde para corrigir raramente é possível.

Na prática, espera-se que seja apresentado ao cartório notarial o original do documento ou uma cópia certificada. O tradutor elabora a tradução por referência ao documento original; o cartório regista em conjunto a tradução e o documento em que ela assenta. Por isso, nos trabalhos que avançam a partir de uma digitalização enviada por via digital, o original também tem de estar disponível na fase da entrega.

Passos do processo

1. Obtém-se o original do documento ou uma cópia certificada; verificam-se páginas em falta, selos ilegíveis e rasuras.
2. Esclarece-se a exigência da instituição de destino: é precisa apenas a tradução, a certificação notarial ou ainda a apostila por cima?
3. A tradução é feita por um tradutor adequado ao tipo de documento e é submetida a uma segunda leitura.
4. O tradutor assina e carimba a tradução; o texto da declaração é junto à tradução.
5. O processo é apresentado ao cartório notarial; o notário certifica-o comparando a assinatura do tradutor com o registo que tem no seu arquivo.
6. O exemplar certificado é entregue. Se for para uso no estrangeiro, passa-se à fase da apostila.

Em que se concentra a garantia de qualidade?

Numa tradução destinada a certificação notarial, a lista de verificação é completamente diferente da de um texto literário. A ordem de prioridade é esta: números, datas, nomes próprios, números de documento, descrição integral dos campos de selo e de assinatura e preservação da disposição das páginas. Trocar a ordem do dia e do mês numa data tem consequências muito mais graves do que um erro de estilo.

O segundo foco são os elementos que constam do documento sem serem texto. Os carimbos, os hologramas, os códigos de barras e as anotações manuscritas são indicados na tradução, descritos entre parênteses retos. Omitir estes elementos dá a impressão de que a tradução não corresponde exatamente ao documento original.

Porque é que ver o original é tão importante?

O assunto que mais discussão gera na tradução com certificação notarial é saber em que documento a tradução assenta. As instituições distinguem três situações: o documento cujo original foi visto, a cópia certificada conforme o original e a simples fotocópia. O peso destes três num ato oficial não é o mesmo e qual deles basta é determinado pela instituição que vai aceitar o documento.

O problema mais frequente na prática é este: o requerente envia a digitalização do seu documento, a tradução é concluída e, na fase da certificação, descobre-se que também é preciso apresentar o original. Se o documento estiver noutra cidade ou no estrangeiro, o processo fica parado durante dias. Por isso, mesmo nos trabalhos iniciados a partir de uma digitalização, deve perguntar-se logo no início onde está o original e quando estará disponível.

Há, porém, documentos produzidos por via eletrónica e verificados por código QR. Nestes documentos o conceito de «original» funciona de outra maneira; a impressão do documento só ganha sentido em conjunto com o sítio de verificação em linha. Nestes casos, transpor também para a tradução a informação de verificação é importante para que a instituição de destino possa confirmar o documento.

Como se assegura a integridade da tradução nos documentos com várias páginas?

Numa certidão turca do registo da população de uma só página não há problema; mas num pacto social de vinte páginas ou numa certidão de classificações de muitos semestres a integridade das páginas é um assunto em si. Entregar a tradução com as páginas soltas pode ser motivo de recusa nas instituições que exigem integridade. Espera-se, na mesma medida, que a numeração das páginas coincida com a do original.

O segundo assunto é a correspondência entre o documento original e a tradução. A instituição tem de poder ver sem hesitação que tradução pertence a que documento. Por isso, a tradução é organizada num único conjunto, juntamente com o documento em que assenta. Acrescentar ou retirar páginas mais tarde põe em causa a validade da certificação.

Nos documentos longos há um terceiro assunto: as áreas de tabelas e de esquemas. Nas certidões de classificações e nas demonstrações financeiras, preservar a estrutura das colunas vem antes da legibilidade da tradução; o funcionário faz a comparação linha a linha. Uma tradução em que as colunas trocaram de lugar ou em que as linhas foram fundidas dificulta a verificação, mesmo que transporte a informação correta, e prolonga o tempo de tratamento do processo.

Como se forma o preço?

Na tradução com certificação notarial há duas rubricas distintas e não convém confundi-las. A primeira é o preço do serviço de tradução, que varia consoante o volume, o par de línguas e o tipo de documento. A segunda é o emolumento notarial e essa rubrica não é um preço fixado pela agência. Os emolumentos notariais estão sujeitos à Tabela de Emolumentos Notariais da Türkiye e são iguais em toda a Türkiye.

Por conseguinte, procurar «o notário mais barato» não faz sentido; não há diferenças de tabela entre cartórios notariais. A única coisa que faz diferença é o âmbito do lado da tradução. Encontra na página de preços a forma como se calcula a rubrica da tradução e na página de províncias as cidades em que pode tratar do processo.

Situações frequentes

• Obter a apostila na ordem errada. Em certos casos a apostila tem de ser aposta no documento original e, noutros, na tradução com certificação notarial. Quando a ordem está errada, o ato repete-se do princípio.
• Documento emitido no estrangeiro. Para que um documento emitido por uma autoridade estrangeira possa ser usado na Türkiye, espera-se que esteja certificado no seu próprio país. O notário na Türkiye não certifica a competência de uma autoridade estrangeira.
• Entregar o mesmo documento a várias instituições. O exemplar certificado fica na instituição. Se se candidatar em três instituições, pedir três exemplares desde o início é mais rápido do que repetir o processo mais tarde.
• Mudança de tradutor. A certificação está ligada ao tradutor que assinou. Mesmo a mais pequena correção feita depois no texto invalida a certificação e o processo é acionado de novo.

Se quiser ver antecipadamente por que passos o seu processo vai passar, envie os documentos através do formulário de orçamento; partilhamos por escrito a lista de passos e o número de exemplares necessário.

Este conteúdo dá o enquadramento geral; os pormenores de cada processo podem variar. Convém verificar as condições atuais junto de uma fonte oficial.